Telefonieren mit Stil

„HALLO...?!" Sich so zu melden ist unhöflich. Meldet Euch immer mit Euerem Namen am Telefon. Es ist ungenügend und auch unfreundlich nur „Hallo" zu sagen, wenn man angerufen wird. Ausnahme: Habt ihr Zuhause eine Geheimnummer ( das gibt's immer öfter ) sagt bitte z. B.: „Guten Tag, wer spricht bitte...?" Auch wenn man selber der Anrufer ist, sollte man seinen Namen sagen! Eine Stimme am Telefon klingt oft fremd und wird nicht immer und von jedem direkt erkannt. Laß´den Angerufenen nicht unnötig raten, das bringt ihn in Verlegenheit oder macht ihn ungeduldig.

Melde Dich geschäftlich - aber auch im privaten Bereich - am besten wie folgt:
„Guten Tag, Andreas am Apparat...", oder - „Guten Morgen, Firma Müller-Lüdenscheid, Andreas / Andreas Müller / „Müller" am Apparat..." Spreche nicht zu schnell, artikuliere (spreche) deutlich und nimm Dir gerade für diesen ersten Kontakt Zeit ! Der Anrufer / der Angerufene möchte gerne wissen, mit wem er es zu tun hat. Beginne immer mit einem freundlichen „Guten Morgen", „Guten Tag" oder „Guten Abend". Mache dann eine winzig kurze Pause... Der Angerufene kann sich jetzt auf den Anruf als solches und auf die Stimme und Person am anderen Ende einstellen. Ob Du jetzt erst Deinen Namen oder gleich den Namen Deiner Firma oder Deines Arbeitsplatzes nennst, ist davon abhängig, ob der Anruf privater oder geschäftlicher Natur ist und ob Dir die Person gegenüber dazu noch persönlich bekannt ist. Die Regel ist: das - für den Angerufenen- Bekannteste oder Wichtigste als letztes. Für den Anrufer gilt das Gleiche.

„Schwierig zu verstehen ?" OK... Andreas und Andrea müssen wieder herhalten; hier ein Beispiel: Andreas ruft die Andrea an. „Hallo Andrea, hier spricht Andreas, rufst Du mich bitte mal im Betrieb zurück wegen dem laufenden Beispiel". „Klar Andreas, nach der Mittagspause wenn´s Dir recht ist..." Danke Andrea, tschüss" „Tchüss Andreas...". Andrea ruft Andreas im Betrieb zurück, der Anruf wird angenommen; „Guten Morgen... (kurze Pause) ...Tanzschule Sehrkorrekt, Verena Sehrkorrekt am Apparat..." „Guten Morgen Frau Sehrkorrekt, hier spricht Andrea Lüdenscheit, ist Andreas in der Nähe ?" „Hallo Andrea... Ich schau mal, Moment bitte..." „Guten Morgen, Andreas Müller, wer spricht bitte..." Hallo Andreas, hier spricht Andrea, ich sollte Dich zurückrufen. War Dir dieses Beispiel recht ?" Es war Andreas recht.

Beispiel 2: Der Vertreter: „Guten Tag, Tanzschule Sehrkorrekt, Verena Sehrkorrekt am Apparat". „Guten Tag Frau Sehrkorrekt... (kurze Pause) ...hier spricht Heinz Ketchup, von der Firma Kaltimbiss, Sie kennen mich noch nicht, ich erhielt Ihre Telefonnummer von Ihrer Kollegin Frau Tanzbein von der Firma Glanzpaket". Das restliche Gespräch war eher unwichtig für dieses Beispiel. Beispiel 3: Der nächste Vertreter: „Guten Abend, Tanzschule Sehrkorrekt, Vererna Sehrkorrekt am Apparat". „Guten Abend Verena... (kurze Pause) ...die Firma Gemüsefritz, Peter Sellerie am Apparat". „Ach Hallo Peter, es tut mir Leid, aber Du rufst gerade während eines Tanzkurses an, kann ich Dich später zurückrufen ?" „Entschuldige die Störung Verena, aber das ist nicht unbedingt nötig, es war nur ein Beispiel. Ich rufe Dich Morgen früh an, OK ?" „Danke für Dein Verständnis Peter, tchüss..." „Tchüss Verena, bis Morgen..." Ungefähr so sollte es sein.

Und so soll es nicht sein (passiert dennoch vielfach)

Schlechtes Beispiel: Heinz Ketchup, der Vertreter von eben, ruft an... das Telefon klingelt und klingelt (es dauert eine Ewigkeit). Dann erklingt „Hallo...". „Guten Morgen... (kurze Pause) ...es spricht Heinz Ketchup von der Firma Kaltimbiss, mit wem spreche ich bitte ?" „Tanzschule Keineahnung !" „Und wer spricht bitte ?" „Wieso, was wollen Sie von uns ?" „Ich hätte gerne den Geschäftsleiter von Ihrem Betrieb gesprochen". „Ja... der spricht, jetzt sagen Sie mal, was Sie wollen !" Heinz will schon längst nicht mehr, aber er muß, es ist sein Job.

Das Prinzip ist Euch jetzt klar ? Ihr wißt jetzt, mit welchen Worten Ihr Euch melden sollt. Ausnahme: In der Firma bestimmt in erster Linie der Chef, wie Du Dich am Telefon melden sollst. Wenn Ihr in Euerer Arbeit viel telefonieren müßt, ist es ratsam, einen Kurs „Gesprächstechnik an Telefon" zu besuchen. Euere Firmengeschäftsleitung (oft werden die Kosten für Kurse vom Betrieb übernommen) oder auch der Tanzlehrer kann Euch beraten.

Aufgepaßt: Tätige keine Anrufe vor morgens 09.00 Uhr und nach abends 22.00 Uhr. Ausnahmen sind die international abweichende Ortszeit, branchen- und firmenspezifische Geschäftszeiten oder Telefonate mit Bekannten, Freunden und Familie, bei denen Du weist, daß es ihnen recht ist. Zu bedenken ist auch folgendes: Frühaufsteher (z.B. auf dem Lande) und Grufties gönnen sich ein Gesundheits- oder Schönheitsschläfchen kurz „die Mittagsruhe" (meist zwischen 13:00-15:00 Uhr). Kennt Ihr den Spruch: „Nach dem Essen soll man sollst Du ruhen oder tausend Schritte tun..."(Joggen ist wohl eher die Ausnahme), oder auch „Nach dem Essen liegt Opa auf dem Sofa". Die Redensart zeigt eine überaus bequeme Alternative und gilt dazu noch als gesund. Ratsam, dies beim Wählen von privaten Anschlüssen zu beachten. Bei geschäftlichen Telefonaten - Anruf bei einem Betrieb - gibt es keine „Mittagsruhe", wohl aber die übliche Mittagszeit. Meist ist zwischen 12.00 Uhr und 13.00 Uhr (gleitend) keiner zu erreichen.

Wählst Du eine falsche Nummer oder wirst Du falsch verbunden - ob es nun am Anrufer oder an der Technik liegt, ist egal - melde Dich korrekt und wenigstens mit: „Entschuldigung, ich habe falsch gewählt /...ich wurde falsch verbunden / durchgestellt". Du „brichst Dir keinen ab" bei so einer „Entschuldigung". Bedenke: der Angerufene kann nichts dafür und er wird wegen der falschen Verbindung auch noch in seinen Tätigkeiten oder seiner Ruhezeit gestört ! Schon deshalb ist eine Entschuldigung fällig.

Vergesse niemals: Das Telefonieren ist immer mehr oder weniger ein Einbruch in die Privatsphäre eines Anderen, kurz gesagt: eine Störung ( egal ob man sich letztendlich über Deinen Anruf freut ). Siehe dazu auch das nächste Kapitel.